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Fattori da considerare nella scelta di un gestionale ERP

La scelta di un ERP, e più in generale di un sistema gestionale, non è di per sé semplice. Da un lato poiché risulta complesso capire quale strumento possieda le giuste caratteristiche, dall’altro perché comporta generalmente una attenta analisi e ristrutturazione dei processi aziendali oltre a un tempo di transizione al nuovo sistema tutt’altro che breve.

Va da sé che tale cambiamento potrebbe rivelarsi necessario qualora si riscontrassero criticità nel dialogo con fornitori, partner e clienti.

Fattori da considerare nella scelta di un sistema gestionale

Risulta pertanto difficile delineare un elenco esclusivo di fattori da considerare e soppesare nella scelta di un sistema ERP poiché ad aziende ed esigenze differenti corrispondono caratteristiche e risposte differenti.

Cosa valutare nella scelta di un programma gestionale?

Esistono aspetti che, nella maggior parte dei casi, possono essere comuni:

  • Budget a disposizione: il prezzo non dovrebbe essere il principale fattore che condizionerà la scelta, tuttavia va considerata la sostenibilità economica del progetto in relazione all’aspettativa di ritorno dell’investimento. I prezzi possono variare in base a differenti caratteristiche: numero di utenti abilitati, funzioni disponibili, costi di acquisto della licenza, costi d’installazione e aggiornamento, servizi accessori di formazione e assistenza ecc…;
  • Sostenibilità e gestione IT: non sempre l’azienda ha a disposizione un responsabile IT che possa occuparsi d’installazione e mantenimento dello strumento di gestione e dell’infrastruttura necessaria. Risulta in questo caso importante avere un fornitore che garantisca servizi d’installazione, manutenzione, backup e aggiornamento dell’ERP.
  • La tecnologia implementata: il linguaggio di programmazione utilizzato per sviluppare il sistema ha una serie di conseguenze dirette sull’ERP stesso: facilità di personalizzazione, integrabilità con altri software, possibilità di accedere al codice ecc.
  • Il grado di personalizzazione e flessibilità: l’ERP scelto deve essere in grado di poter crescere insieme all’azienda. Nonostante in un primo momento tale crescita consisterà principalmente nell’aggiunta di funzionalità già disponibili, prima o poi potrebbero emergere specifiche necessità che richiedano una personalizzazione o lo sviluppo di determinare funzionalità.
  • Le Funzionalità disponibili: gli ERP sono generalmente costituiti da differenti moduli che integrano diverse funzionalità e spesso consentono la scelta per introdurre quelli principali di cui si ha assolutamente bisogno in un primo momento e l’implementazione poi, in un secondo tempo, di ulteriori moduli, in base all’evoluzione dell’organizzazione. Generalmente i costi variano in base alle funzionalità utilizzate oltre che in base agli accessi abilitati e può comportare un dispendio maggiore nel lungo periodo.
  • Servizi offerti: una non trascurabile fonte di preoccupazione riguardo l’adozione di un sistema ERP è il processo d’integrazione in azienda (oltre alla formazione e alle diverse modalità di supporto). In quest’ottica è bene comprendere se, oltre allo strumento e all’infrastruttura, il fornitore offra assistenza nell’elaborazione di un piano d’integrazione, nel suo monitoraggio, nella formazione del personale sull’utilizzo del sistema e un servizio di supporto in caso di necessità.
  • La modalità di accesso: di fondamentale importanza è comprendere la tipologia di applicazione che verrà fornita. Può risultare vantaggioso, ad esempio, l’adozione di un software disponibile in Cloud e accessibile tramite una semplice connessione a internet e un browser web. Verrebbe così garantita la possibilità di accesso da qualunque posizione e in mobilità.
  • Integrabilità con altre tecnologie e software: all’interno di un sistema ERP sono generalmente presenti numerosi strumenti tuttavia può accadere che non sia presente lo strumento specifico legato a una realtà di nicchia (ad esempio, l’interfacciamento con i macchinari i produzione). In tal caso è bene soppesare se e quanto il sistema di gestione possa essere personalizzato per essere collegato a uno specifico programma utilizzato in azienda.
  • Sicurezza: questione da non trascurare consiste nella sicurezza dei dati contenuti nel database. Va appurato quali protocolli e politiche vengono seguite dal fornitore per assicurare la protezione dati, la privacy e la tutela da attacchi esterni all’infrastruttura oltre alla regolarità con cui vengono eseguiti i backup e le modalità di conservazione.
  • Facilità d’uso: parliamo in questo caso di user experience ossia della qualità dell’esperienza dell’utente. Tale aspetto è di fondamentale importanza essendo l’ERP uno strumento di utilizzo quotidiano in grado di agevolare od ostacolare il lavoro del singolo utente. Il design, non riferito unicamente alla grafica, ricopre dunque un ruolo importante per superare la fisiologica resistenza dell’utente a un nuovo sistema e agevolare la transizione alla nuova soluzione.
  • Possibilità di personalizzazione: altro aspetto da considerare nella scelta di un sistema è la concreta possibilità di personalizzarlo o di creare delle funzionalità aggiuntive pensate ad hoc per l’azienda. Può facilmente accadere di avere (o venire ad avere nell’immediato futuro) esigenze leggermente differenti rispetto ad altre realtà. E’ quindi importante definire possibilità e limiti alla personalizzabilità del sistema.
  • Proprietà dei dati: la migrazione da un sistema a un altro implica il recupero dei dati contenuti nel sistema di partenza per importarli eventualmente nel nuovo ERP. Va quindi appurata la disponibilità dei dati, la modalità di esportazione, l’accessibilità e gli eventuali costi (di esportazione dal vecchio sistema e di importazione nel nuovo) oltre alla possibilità di ottenere backup in qualsiasi momento dei propri dati.

La nostra scelta

Noi di Zelo abbiamo fatto scelte precise riguardo ai punti sopra menzionati:

  • Abbiamo sviluppato un sistema in Cloud per renderlo accessibile ovunque e da qualunque dispositivo;
  • Offriamo nel pacchetto base l’accesso a una infrastruttura di qualità, sempre scalabile e personalizzabile
  • Pensiamo a tutto noi (installazione, manutenzione, aggiornamenti, backup, ecc.) in modo da agevolare l’azienda nella gestione delle risorse IT
  • Sviluppiamo su richiesta uno specifico piano d’integrazione del sistema e insieme al cliente ne seguiamo l’implementazione, monitorando andamento e risultati, per non abbandonare l’azienda in questo difficile processo;
  • Offriamo un servizio di formazione, in presenza, in videoconferenza o in affiancamento, sull’utilizzo di Zelo, un servizio di assistenza per rispondere a dubbi e problematiche e mettiamo a disposizione dei clienti una guida sempre aggiornata e accessibile dal gestionale stesso;
  • Il canone base comprende:
      • installazione
      • manutenzione
      • monitoraggio delle prestazioni
      • sicurezza
      • aggiornamenti periodici
      • backup
      • guida e manuale dell’utente integrati nel sistema
      • tutte le funzionalità esistenti e numero illimitato di utenti (non vi sono costi di licenza, per l’aggiunta di moduli o in base agli accessi al sistema)
  • Il linguaggio di programmazione utilizzato per realizzare Zelo è aperto, largamente diffuso e utilizzato nonché moderno (Phyton e Javascript) ciò ci permette di poter costantemente aggiungere nuove funzionalità, migliorare quelle esistenti e realizzare le personalizzazioni richieste dai clienti in tempi brevi e a costi ragionevoli. Permette inoltre di sviluppare integrazioni con altri software e strumenti esistenti;
  • La totale proprietà dei dati è del cliente: qualora questi non volesse continuare a utilizzare i nostri servizi egli potrà ottenere gratuitamente un dump del database contenente l’esportazione di tutti i suoi dati;
  • Creazione giornaliera di backup multipli, locali e remoti, oltre che controlli periodici sull’integrità e il funzionamento di tali backup;
  • Aggiornamenti costanti degli strumenti o protocolli di sicurezza, del sistema operativo implementato, manutenzione periodica nonché preventiva del hardware, monitoraggio del server e dei servizi per ottimizzare costantemente le risorse e le prestazioni.

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