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Gestione Lotti di Magazzino

Tramite Zelo puoi gestire, all’interno del tuo magazzino, prodotti non tracciati e prodotti tracciati tramite lotti e numeri di serie. In particolare potrai monitorare l’entrata e l’uscita dei prodotti relativi a un determinato lotto controllando sempre la quantità disponibile.

Tramite questa panoramica relativa alla gestione dei lotti e dei numeri di serie vedrai come:

  • indicare i prodotti che vengono tracciati con lotti o numeri di serie
  • creare un nuovo lotto
  • inventariare o aggiornare la quantità in possesso
  • gestire movimenti di magazzino di entrata e uscita
  • gestire parzialmente l’entrata dei lotti

Abilitare il tracciamento del prodotto tramite lotti

L’utilizzo dei lotti in Zelo è opzionale. Tale funzionalità va, infatti, abilitata a livello d’impostazioni di sistema. Quando attivata, potrai indicare che un prodotto viene tracciato tramite lotti all’interno della sua scheda. In particolare ti basterà accedere al profilo del prodotto, entrare nella sezione Magazzino e li indicare la tracciabilità tramite lotti.

Abilitare tracciamento prodotto tramite lotti nel software di gestione aziendale Zelo

Creare un nuovo lotto

Puoi creare un nuovo lotto dall’apposita area di gestione lotti, durante l’inventario o mentre processi un movimento di entrata in magazzino.

All’interno del Magazzino, nel sottomenù Anagrafiche, troverai l’opzione Lotti e Numeri di serie. Qui potrai consultare un elenco di tutti i lotti esistenti e crearne uno nuovo tramite il pulsante Crea.

Accedere all'area di gestione dei lotti prodotto nel software di gestione aziendale Zelo

In alternativa puoi creare un nuovo lotto mentre esegui l’inventario per quel lotto specifico o per il prodotto relativo. Nel primo caso, mentre configuri i dati della rettifica relativamente a cosa vuoi inventariare, ti basterà inserire il numero del lotto nell’apposito campo e selezionare dalla tendina l’opzione Crea o Crea e Modifica. Nel secondo caso invece dovrai configurare la rettifica inventariale basata sul prodotto e aggiungere una nuova riga (durante l’inventario) con abbinato il nuovo lotto. In entrambi i casi dovrai entrare nell’area Magazzino, selezionare dal sottomenù Operazioni l’opzione Rettifiche Inventariali e premere il pulsante Crea per generare una nuova rettifica.

Infine puoi creare al volo un nuovo lotto anche mentre processi il movimento d’ingresso merce in magazzino. Quando ti trovi nel movimento, e nello specifico quando procedi a inserire le quantità ricevute di ciascun prodotto, indica nell’apposito campo il nuovo lotto e seleziona l’opzione Crea o Crea e modifica dentro alla tendina. Zelo genererà un nuovo lotto con la quantità in ingresso specificata.

Creare nuovo lotto prodotto dal movimento di magazzino nel software di gestione aziendale Zelo

Tieni presente che per eseguire quanto appena illustrato, è spesso fondamentale aver già abilitato il tracciamento per lotti nella scheda del prodotto.

Inventariare il prodotto o aggiornare la quantità disponibile

In Zelo puoi aggiornare la quantità disponibile a magazzino di uno specifico prodotto attraverso due differenti strade: effettuare una rettifica inventariale o aggiornare la quantità dalla scheda del prodotto.

Il primo metodo consiste, in maniera analoga a quanto precedentemente visto, nell’effettuare una rettifica inventariale per prodotto o per lotto.
Nello specifico, entra nell’area Magazzino, seleziona dal sottomenù Operazioni l’opzione Rettifiche Inventariali e premi il pulsante Crea per generare una nuova rettifica. Nelle impostazioni della Rettifica, indica cosa desideri inventariare e seleziona Inizia Inventario. I prodotti o lotti da inventariare verranno riportati in una tabella nella schermata successiva: per modificare le quantità clicca sul numero posto nella colonna quantità reale e aggiornalo. Una volta completate le operazioni, salva e convalida l’inventario.

Aggiornare quantità prodotto tramite rettifica inventariale nel software di gestione aziendale Zelo

In alternativa puoi modificare la quantità disponibile di uno specifico lotto direttamente dalla scheda del relativo prodotto. Una volta entrato nel profilo del prodotto noterai infatti il pulsante “Aggiorna quantità in possesso” posto sopra la scheda sulla sinistra. Fai clic sul pulsante e nella finestra successiva indica lotto e quantità effettivamente disponibile.

Aggiornare quantità disponibile dalla scheda del prodotto nel software di gestione aziendale Zelo

Gestire movimenti di magazzino di prodotti con lotti

Dopo aver illustrato come sia possibile impostare il tracciamento tramite lotti e aggiornare le quantità disponibili a Magazzino di ciascun lotto, vediamo come processare i movimenti d’ingresso e uscita merce.
Processare un movimento di entrata o di uscita è un procedimento abbastanza simile. Per quanto riguarda i lotti in particolare, una volta entrati nel movimento generato da un ordine di vendita o di acquisto dovrai aprire, attraverso l’apposita icona posta sulla riga prodotto, la finestra dove indicare non solo la quantità relativa al prodotto ma anche i lotti relativi.
Se la quantità in entrata o uscita del prodotto appartiene a due differenti lotti, indica il primo e la quantità relativa e successivamente aggiungi una riga alla tabella con il secondo lotto e la quantità di prodotto appartenente. Processa poi il movimento come di consueto.
Zelo aggiornerà così le quantità disponibili in Magazzino rimaste e i relativi lotti.

Processare movimenti di magazzino con lotti nel software di gestione aziendale Zelo

Sistema misto di gestione lotti

Zelo dispone anche della possibilità di gestire in maniera ibrida il tracciamento di entrata e uscita dei lotti. In sostanza è possibile effettuare l’ingresso della merce in magazzino senza indicare necessariamente il lotto di appartenenza e allo stesso tempo, qualora necessario, è ugualmente possibile indicare il lotto di appartenenza dei prodotti in uscita dal magazzino anche se ricevuti senza. Tale funzionalità permette di velocizzare il processo di ricezione e controllo merce ma di conoscere il lotto del prodotto consegnato al cliente.

Scheda del lotto e configurazione

All’interno della scheda di un lotto puoi indicare il numero o la sigla, il prodotto relativo, un eventuale riferimento interno e le date di scadenza.
In particolare puoi trovare differenti tipologie di date: Data Preferibilmente Entro, Data Fine Vita, Data Rimozione e Data Avviso. Queste sono di riferimento nel caso venga impostata FEFO come strategia di rimozione.
Nella scheda del lotto puoi inoltre vedere la quantità di pezzi posseduta e, tramite gli appositi Smart Button, la Location in cui tali pezzi si trovano o i relativi movimenti di entrata e uscita.

Riassumendo

Tramite Zelo puoi gestire i lotti e (in maniera analoga) i numeri di serie, potendo sapere in ogni momento quanti pezzi di ciascun lotto sono presenti a magazzino, i movimenti d’ingresso e uscita compiuti dai prodotti dei vari lotti e le relative date di scadenza.

Zelo è un software gestionale open source che non si limita alla gestione del magazzino ma che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda e tutte le funzioni aziendali.
In questo caso, l’elevato grado d’integrazione degli strumenti  al suo interno, permette un’efficace gestione del magazzino e delle scorte permettendo, ad esempio, l’impostazione di regole di riordino e approvvigionamento che generano bozze di ordini d’acquisto oppure un costante tracciamento dei prodotti in entrata, in uscita, impiegati nella produzione o derivanti da essa.

Guarda un video relativo alla gestione dei lotti e numeri di serie:

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