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Gestire e fatturare un servizio a consuntivo | Zelo ERP

Zelo è un gestionale ERP per aziende che dispone di numerosi strumenti tra loro altamente integrati. Ciò ti permette di gestire operazioni complesse dall’inizio alla fine in ogni sfaccettatura. Prendiamo per esempio la vendita di un servizio da fatturare in base al tempo lavoro impiegato: questa operazione chiama in causa la gestione cliente e delle vendite, i progetti e anche la contabilità. Zelo può gestire l’intero processo di vendita.

In particolare andremo qui velocemente a illustrare come:

  • creare un servizio da fatturare in base alle ore di lavoro impiegate
  • vendere tale servizio
  • tenere traccia del progetto e delle ore di lavoro
  • fatturare il tempo impiegato

Creare un servizio con fatturazione a tempo

L’anagrafica di ciascun prodotto ti permette di gestire numerose informazioni riguardo lo stesso: prezzi, acquisti, vendite, approvvigionamenti, logistica, disponibilità, contabilità, immagini, garanzia etc. Supponiamo di voler creare servizio di Consulenza da poter vendere ai clienti da fatturare in base alle ore lavoro impiegate. Per fare questo dobbiamo inserire il prodotto, di tipo Servizio, corrispondente in Zelo.

Entriamo dunque nell’area Vendite tramite il menù principale, apriamo il menù a tendina Catalogo e selezioniamo Prodotti.
A questo punto, una volta entrati nell’area contente tutti i prodotti, procediamo pure alla creazione facendo attenzione a settare la tipologia Prodotto su Servizio.

In particolare:

  • spuntiamo le opzioni “Può essere Addebitato” e “Può essere Acquistato” (il prodotto sarà di default indicato come vendibile sempre tramite spunta)
  • impostiamo l’unità di misura di riferimento su Ora/e e assegniamo un prezzo in base alla tariffa oraria
  • indichiamo che la fatturazione deve essere basata sul timesheet registrato nel Task (piuttosto che su milestone di progetto o quantità ordinata)
  • impostiamo la generazione automatica, alla conferma della vendita, di un task e di un Progetto relativo (è possibile generare anche solo un progetto o un task in un progetto esistente)

Configurazione di un servizio da fatturare a consuntivo nel software di gestione aziendale Zelo

Scheda di un servizio da fatturare a consuntivo nel software di gestione aziendale Zelo

Così facendo alla conferma dell’ordine di Vendita in cui è inserito tale prodotto, Zelo creerà un nuovo Progetto e vi inserirà un Task relativo a tale attività dove potremmo inserire i timesheet.

Vendere il servizio

Una volta configurato il prodotto la parte più complessa è di fatto stata svolta.
Procediamo dunque alla creazione di un preventivo al cliente in cui andremo a inserire il prodotto e la quantità di ore di lavoro che pensiamo possa richiedere tale servizio.
L’inserimento di questi dati richiede pochi clic: una volta selezionato il cliente, per esempio, Zelo richiamerà in maniera automatica i dati utili al preventivo (indirizzo di fatturazione e spedizione, listino prezzi, termini di pagamento, metodo di consegna etc…) tramite l’anagrafica del contatto e la stessa cosa avverrà con il prodotto.
Alla conferma dell’ordine tramite clic sull’apposito pulsante Zelo provvederà a creare automaticamente il progetto collegato a quest’ordine e il task collegato al prodotto come indicato.

Tenere traccia del progetto e delle ore di lavoro

Man mano che il servizio precedentemente venduto verrà svolto potrai annotare le ore lavoro all’interno di Zelo e imputarle proprio sul task creato.
Per registrare un Timesheet ti basterà entrare nell’apposita area del menù principale, premere il pulsante Crea e inserire i dati utili: data, descrizione, progetto, task e tempo di lavoro svolto.
Puoi far calcolare le ore lavoro già svolte anche direttamente a Zelo: basta inserire orario d’inizio e fine lavoro e sarà il sistema ad annotare il tempo. Inoltre puoi far cronometrare direttamente il tempo di svolgimento del lavoro a Zelo: inserisci tutti i dati tranne il tempo e salva così farai partire il cronometro che potrai fermare in un secondo momento tramite l’apposito pulsante.

Inserire timesheet relativo alle ore lavoro svolte su un progetto nel software di gestione aziendale Zelo

Le ore inserite verranno indicate all’interno dell’ordine di vendita nella colonna quantità consegnata: potrai vedere in tempo reale il numero delle ore cambiare progressivamente con l’inserimento dei timesheet nel task.

Elenco timesheet registrati su un task di progetto nel software di gestione aziendale Zelo

Fatturazione delle ore di lavoro svolte a consuntivo

Una volta svolto il lavoro e annotate tutte le ore impiegate avrai il totale ore da fatturare visibile nella colonna consegnato all’interno della riga prodotto dell’ordine di vendita. Ovviamente potrai visionare ore e costi anche nell’analitica di progetto.

Ordine di vendita di un servizio da fatturare a consuntivo nel software di gestione aziendale Zelo
Premendo il pulsante “Crea Fattura” posto nell’ordine di vendita potrai generare la relativa fattura basata in questo caso sulle ore effettivamente consegnate e procedere poi con l’invio della stessa, registrazione pagamenti e riconciliazione dell’estratto conto.

Fattura di un servizio a consuntivo nel software di gestione aziendale Zelo

Qualora inserissi nel preventivo più servizi da fatturare a consuntivo potrai fare in modo di creare un unico progetto di gestione contenente un task per ciascuno di essi.
Quanto appena illustrato è un semplice esempio su come fatturare un servizio in base alle ore lavoro svolte e quindi su come poter fatturare a consuntivo con Zelo.

Come puoi constatare Zelo gestisce e traccia l’interno processo di vendita e di svolgimento del servizio permettendoti un costante controllo della situazione grazie alla connessione tra aree e strumenti differenti.

Guarda un esempio sulla fatturazione a consuntivo con Zelo:

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