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Scegliere un Software ERP

Esistono numerosi contributi e articoli in rete sulla scelta di un sistema ERP, e ciascuno di essi offre numerosi spunti di riflessione per intraprendere un progetto di integrazione di questo tipo di sistemi nella propria azienda. Perchè scrivere allora l’ennesimo articolo su questa tematica, rischiando di essere ridondanti e ripetitivi? In tutti gli articoli che ho letto l’approccio è sostanzialmente “universale”, ovvero i numerosi consigli (trucchi, pillole, step…) sono giocoforza generici, volendo tracciare una sorta di percorso pre-elaborato. Tuttavia proprio questo percorso costituisce il progetto di integrazione del sistema ERP. Negli anni l’esperienza mi ha insegnato che potrei avere a che fare con due aziende identiche, entrambe con il medesimo successo sul mercato, entrambe produttrici dello stesso tipo di prodotto… Eppure l’organizzazione, le strategie, i processi interni (incluso quello produttivo), il know-how sono immancabilmente diversi. Sulla valorizzazione di queste differenze si gioca la partita della sana concorrenza e della conquista delle quote di mercato. Non esiste quindi alcun percorso preconfezionato, poiché esso andrà necessariamente organizzato sulla base delle caratteristiche più specifiche e profonde di ogni singola azienda.

Invece che elencare qui una serie di consigli sulla scelta del fornitore o di un tipo di ERP, preferisco quindi concentrarmi su un unico aspetto della questione: la percezione che l’azienda ha di sé, delle proprie caratteristiche e delle proprie necessità.

La trappola delle Caratteristiche del Software ERP

Come già detto in un mio precedente articolo sull’Innovazione Sostenibile, accade spesso che un imprenditore (o peggio ancora una intera classe dirigente di un’azienda) decida genericamente di “innovare”. Entriamo qui in una fase in cui l’entusiasmo per l’evoluzione, la capacità di immaginare il futuro, quel coraggio quasi romantico del “fare impresa” si scontra con la necessità di pianificare razionalmente l’innovazione, di pilotarla e controllarla, per evitare di disperdere inutilmente energie e risorse. E’ questa una fase in cui l’impresa ode il canto delle sirene e decide di lasciarsi tentare: le caratteristiche del prodotto X o Y. Ma perché dovrebbe una azienda lasciarsi tentare dalle numerose caratteristiche di un prodotto? Si tratta di un processo per lo più inconscio, in cui le persone cercano ispirazione nei diversi mezzi messi a disposizione da un sistema ERP al fine di intercettare idee innovative, fino quasi a convincersi di non poter fare a meno di modificare i propri metodi e strumenti in quella direzione. Spesso (anche se non sempre) si rischia di cadere in questa trappola perdendo il controllo sul processo di integrazione e sulla crescita dell’azienda, lasciando decidere il prodotto (attenzione, ho detto prodotto, non fornitore!) sul nostro intervento di innovazione. Questo problema conduce molto spesso ad un altro fattore di insuccesso del progetto: l’utilizzo del sistema “solo quando sarà esattamente come lo vorrei” invece del “solo quando sarà esattamente come è stato definito a progetto”. Ma questa è un’altra storia e ne parlerò in un articolo dedicato specificamente ai fattori di rischio nell’integrazione di sistemi ERP.

Diventa quindi innanzitutto fondamentale che l’impresa abbia ben chiara e definita la percezione di sé e delle proprie necessità, rispondendo a poche e semplici domande che però nascondo numerose insidie.

Le domande esistenziali

Vorrei iniziare proponendo ad ogni imprenditore un piccolo esperimento: consegnare a tutti i dipendenti un brevissimo questionario anonimo a risposta multipla (massimo 4 o 5 domande) relativo alla percezione che ciascuno di essi ha in merito all’azienda. Un esempio di questionario assolutamente generico (ovviamente domande e risposte andranno ampiamente adattate e modificate) potrebbe essere:


Caro dipendente, la nostra azienda ha negli ultimi tempi intrapreso un percorso volto a migliorare il lavoro di tutti noi. Abbiamo così pensato che ciascuno potrebbe contribuire con poche e semplici indicazioni in modo da aiutarci nel raccogliere le nuove sfide e rispondere alle esigenze sempre nuove a cui ogni giorno il mercato ci sottopone.

Per cominciare, ti propongo alcune semplici domande il cui obiettivo è quello di capire la tua visione generale dell’azienda. Le tue risposte verranno confrontate (in modo assolutamente anonimo) con quelle di tutti gli altri colleghi e collaboratori, per cercare di ottenere una immagine condivisa dell’azienda da utilizzare come punto di partenza.

Grazie per il tuo prezioso aiuto!

1) Secondo te la nostra azienda è una

  • Piccola Azienda
  • Media Azienda
  • Grande Azienda
  • Non saprei

2) In merito alla concorrenza, la nostra azienda secondo te si colloca

  • Al primo posto tra le aziende che si occupano della nostra attività
  • Tra le prime aziende che si occupano della nostra attività
  • Tra le ultime aziende che si occupano della nostra attività
  • Non abbiamo concorrenti
  • Non saprei

3) Sotto il profilo della produttività aziendale, secondo te:

  • La nostra azienda ha ampi margini di miglioramento
  • Le nostre performance potrebbero migliorare un po’, ma non ci sono grandi spazi
  • Non vedo possibilità di crescita o miglioramento

4) Per quanto riguarda strettamente il tuo lavoro, pensi che:

  • Le modalità di lavoro sono ottime o c’è molto poco da migliorare
  • Le modalità di lavoro posso essere migliorate
  • Le modalità di lavoro andrebbero completamente riviste

5) Quanta attenzione pensi sia stata dedicata, da parte della proprietà/dirigenza, al lavoro dei dipendenti?

  • Molta
  • Discreta
  • Poca
  • Nessuna

Ogni dipendente dovrà rispondere e depositare il questionario in una urna. Contemporaneamente (e prima di leggere le risposte dei dipendenti), il titolare dovrà rispondere alle medesime domande, e così i dirigenti. A questo punto dovranno essere raccolti i questionari dei dipendenti e si potrà procedere all’analisi delle risposte

Molto probabilmente ci sarà un certo scostamento tra la visione del titolare, dei dirigenti e dei dipendenti: e proprio questa differente visione dovrà ispirare una percezione globale che l’azienda ha di sé. Abbiamo quindi la possibilità di rispondere alla prima domanda esistenziale: chi sono?

La seconda domanda esistenziale a cui rispondere è apparentemente un po’ più semplice: dove sto andando? Ma, come vedremo subito, anche questa nasconde alcune insidie. Se infatti una azienda può avere ben chiara la destinazione del “viaggio” (integrazione di un nuovo sistema ERP), è un po’ meno ovvia la risposta alla domanda implicita: perché ci sto andando? che qui equivale a dire “perché voglio cambiare sistema ERP?”.

In questo caso, le considerazioni su cui riflettere iniziano a diventare molto più specifiche, ma pur sempre collegate alla percezione che l’azienda ha di sé stessa e delle proprie necessità:

  • Quale è il mio obiettivo?
  • Voglio migliorare alcuni aspetti della mia azienda?
  • Esiste un problema (o più problemi) che voglio risolvere?
  • Gli obiettivi che ho individuato sono condivisi dagli altri miei colleghi/dirigenti/soci ecc?
  • Qual’è la possibile soluzione? Ne esiste solo una? Quale è la migliore?
  • La soluzione (le soluzioni) sono condivise dagli altri miei colleghi/dirigenti/soci ecc?
  • Esistono compromessi a cui necessariamente piegarsi?
  • In una scala di priorità, qual’è l’ordine degli obiettivi da perseguire (o problemi da risolvere)?

O ancora, sempre in riferimento a obiettivi e problemi individuati:

  • Sto già utilizzando un sistema ERP?
  • Se si, lo sto utilizzando al meglio delle sue possibilità?
  • E’ per colpa del mio attuale sistema ERP che non riesco a raggiungere gli obiettivi? Oppure, in un ottica di innovazione, voglio modificare anche altri aspetti del lavoro aziendale?
  • Quanto inciderà, nelle mie aspettative, il cambio (o l’introduzione) di un sistema ERP sulla risoluzione dei problemi individuati?

La risposta a tutte queste domande, e a molte altre inerenti l’azienda e le sue necessità, ci aiuteranno a definire al meglio le tappe del percorso che ci condurranno a destinazione.

ERP e Sostenibilità

Dopo aver risposto alle tre domande esistenziali di cui abbiamo appena parlato

  • Chi sono ?
  • Dove sto andando ?
  • Perchè ci sto andando?

è giunto il momento di affrontare i vincoli (o i limiti) che in un qualche modo possono influenzare l’andamento del progetto di integrazione. Stiamo parlando sempre di variabili endogene, dipendenti dalle caratteristiche dell’azienda e che, a questo punto, sarebbero dovute ampiamente emergere nelle precedenti fasi di analisi.

Normalmente tendo a ricomprendere queste considerazioni in un concetto più generale che vuole raccoglierle tutte: la sostenibilità (da parte dell’azienda) dell’intervento.

Come già detto, ho affrontato il tema dell’innovazione sostenibile in un precedente articolo (di cui, per completezza, consiglio la lettura) ma per riassumere brevemente questa fase e far comprendere di cosa sto parlando, potrei elencare alcune domande. Per esempio:

  • La mia azienda è in grado di sostenere economicamente un progetto di questo tipo (vincolo economico che dovrebbe tenere conto non solo del costo del “software” ma di tutti gli altri aspetti, dalla formazione al supporto, ai tempi di passaggio al nuovo sistema, alla minore produttività derivante inizialmente da questi tempi ecc…) ? In termini economici, ho un limite di budget entro il quale muovermi (dettato, per esempio, da una ipotesi di rientro dell’investimento) ?
  • Il mio personale è d’accordo e sufficientemente motivato a sostenere il cambiamento (una sorta di vincolo sociale) ?
  • La mia azienda dispone delle competenze tecnologiche di base necessarie per sostenere l’integrazione del sistema ERP (vincolo tecnologico) ?
  • Qual’è l’attitudine della mia azienda, e di tutto il mio personale, a rivedere ed eventualmente modificare (qualora necessario) i processi aziendali e il metodo di lavoro?

Rispondendo a questo tipo di domande (e ovviamente a tutte le altre domande simili che possono essersi presentate) abbiamo finalmente completato la bozza di quelle che potrebbero essere le premesse all’integrazione di un sistema ERP. Resta un’ultima cosa da fare.

Formalizzare le premesse

Quest’ultima fase, spesso la più trascurata, consiste nello “scattare” una istantanea della nostra azienda in questo momento preciso e sulla base di tutti gli elementi fino a qui raccolti.

Generalmente si tende a trascurare questo passaggio perché, dopo il lavoro fino a qui svolto, si tende a pensare che la percezione di tutti questi elementi sia ormai condivisa e assodata. Niente di più sbagliato! La medesima cosa accade sovente con il know-how aziendale: tutto l’insieme delle conoscenze e delle competenze, anche solo nell’ambito produttivo, restano “sospese nell’aria” come connaturate all’azienda stessa. Alcuni “depositari storici del sapere” (probabilmente i dipendenti più anziani) vengono informalmente incaricati di trasferire il know-how, traducendo questa pratica in un frustrante servizio di supporto interno agli altri colleghi. E gran parte del sapere andrà perso non appena questi depositari del know-how, loro malgrado, usciranno di scena.

Questo il motivo per cui è bene, giunti a questo punto, scrivere e condividere le premesse elaborate. Non servono molte parole, ma servono le parole giuste. Una premessa semplice, discorsiva e onesta, in cui l’azienda si possa specchiare senza filtri.

Siamo una piccola/media azienda che opera nel settore X.
Dopo aver ragionato con… ci siamo resi conto di avere i seguenti problemi…
Abbiamo pensato che per risolverli, potremmo intervenire in questo o quest’altro modo…
Il risultato complessivo che vorremmo ottenere è il seguente…
Temiamo tuttavia che i seguenti aspetti possano impedire, influenzare o compromettere le soluzioni a cui abbiamo pensato…

Un secondo motivo, altrettanto importante, per cui è assolutamente necessario scrivere queste poche righe consiste nella verifica ex-post: qualora l’azienda decidesse di intraprendere il percorso di integrazione di un sistema ERP, queste premesse consentiranno agli attori di stabilire se il processo è andato a buon fine sulla base dei risultati attesi e dei vincoli definiti a priori.

Un terzo motivo, che potrà sembrare sottovalutato ma che concorre pesantemente alla riuscita di un eventuale processo di integrazione del sistema ERP, è la possibilità di fornire queste premesse ai diversi consulenti a cui l’azienda deciderà di rivolgersi. Un fornitore onesto saprà farne tesoro!

In Entersys ogni progetto di integrazione di Zelo (il nostro sistema ERP) viene preceduto da una analisi estremamente approfondita di tutti questi aspetti, per arrivare a definire le singole tappe del percorso, le tempistiche, gli indicatori per stabilire la qualità di ogni attività e le condizioni per avanzare con l’integrazione. A partire da una relazione le cui premesse sono proprio quelle formalizzate dal cliente.

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