Cosa sono e a cosa servono
i Sistemi ERP
Facciamo un po’ di chiarezza tra acronimi incomprensibili e termini tecnici.
Non tutti ancora conoscono gli ERP (Enterprise Resource Planning), sistemi di gestione aziendale per i quali il mercato rimane in una fase di rapida espansione, con un valore stimato di oltre 49,5 miliardi di dollari entro il 2024. Come puoi intuire, tali soluzioni stanno diventando sempre più importanti per agevolare il lavoro delle aziende: in un sondaggio il 53% dei responsabili delle decisioni in ambito IT ha affermato che il sistema ERP rappresenta una priorità negli investimenti aziendali, assieme al sistema CRM.
E tu conosci i sistemi di gestione aziendale ERP? Vediamo insieme di cosa si tratta.
I sistemi ERP sono software gestionali che consentono di organizzare l’intera azienda e le sue risorse tramite la gestione dei processi interni. Molte sono le aree funzionali interessate, tra cui generalmente: produzione, logistica e magazzino, vendite, acquisti, amministrazione e risorse umane. Gli ERP consentono dunque di migliorare le attività di pianificazione, programmazione e controllo dell’intera attività aziendale comportando un generale miglioramento dei flussi di lavoro e delle prestazioni. I più recenti dati statistici indicano infatti che il 40% delle aziende ha scelto di integrare un nuovo sistema ERP per migliorare le funzionalità dei processi.
I sistemi ERP risiedono normalmente su un Server, sia esso online (in cloud) o fisicamente in azienda, dedicato alla singola impresa a condiviso con altre realtà: la scelta del luogo in cui il server si trova rappresenta uno dei punti cruciali per determinare le strategie di integrazione.
Ancora, gli ERP sfruttano i Database per organizzare e condividere le informazioni: ogni dato viene generalmente inserito una sola volta e costantemente aggiornato dagli utenti (o automaticamente dal sistema, quando possibile) riducendo la possibilità di errori umani, inserimenti duplicati e perdite di tempo. Tutto questo è reso possibile dall’integrazione degli strumenti di lavoro tra le diverse aree aziendali: così le vendite saranno normalmente collegate all’amministrazione, alla contabilità e alla produzione. Quest’ultima, a sua volta, sarà collegata al magazzino e alla logistica. Il magazzino potrà essere collegato agli acquisti (nel caso in cui si decidesse di riordinare automaticamente alcuni prodotti nel caso in cui le scorte iniziassero a scarseggiare) e via dicendo.
L’integrazione tra le diverse aree aziendali avviene grazie a un sistema modulare: ciascun modulo è dedicato a una funzione specifica.
Tipicamente i moduli più diffusi sono:
- Gestione della Contabilità Generale e dell’Amministrazione: fatture e incassi, riconciliazioni, note di credito, ricevute bancarie, liquidazioni iva, immobilizzazioni, ritenute, gestione dei budget, previsioni dei flussi di cassa, tesoreria…
- Gestione della Contabilità Analitica: bilanci delle commesse di lavoro e dei progetti, analisi dei margini operativi…
- Gestione degli Acquisti: richieste di quotazione, accordi con i fornitori, gare d’appalto, fatture e pagamenti, listini fornitori, riordino prodotti…
- Gestione delle Vendite: preventivi, revisioni, ordini di vendita, listini prezzi, sconti…
- Gestione del Magazzino: movimenti in entrata, in uscita e interni, spedizioni, documenti di trasporto, valutazione dell’inventario, previsioni di magazzino…
- Gestione della Produzione: ordini di produzione, attività dei centri di lavoro, gestione operativa dei terzisti, distinte base…
- Gestione delle Risorse Umane: informazioni sui dipendenti, presenze, entrate e uscite dal lavoro, ferie e permessi, rimborsi spese, reclutamento del personale…
- Gestione dei Progetti e delle Commesse di Lavoro: assegnazione e delega delle attività, analisi dei tempi di lavoro, stato di avanzamento dei progetti…
Spesso vengono integrate alcune funzionalità aggiuntive come la gestione dei clienti (CRM), gli strumenti per il marketing, la gestione dei negozi e dei punti vendita, la vendita online, il supporto, il sito web e il portale dedicato ai clienti, la gestione delle riparazioni e così via.
Gli ERP possono essere definiti “aperti” quando sono potenzialmente in grado di comunicare con i sistemi di altri fornitori, consentendo la condivisione delle informazioni e l’integrazione delle funzionalità con i diversi strumenti utilizzati dall’azienda (macchine a calcolo numerico, rilevatori di presenze….). L’open source (codice aperto) indica generalmente queste possibilità.
Un’ultima caratteristiche generale dei sistemi ERP sta nella loro configurabilità: l’azienda può generalmente definire le modalità di funzionamento dei moduli sulla base delle proprie necessità, senza dover necessariamente sviluppare soluzioni dedicate.
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Un po’ di Storia
Vediamo quando e perché nascono i sistemi ERP
I sistemi ERP nascono in pratica dai sistemi di programmazione della produzione (MRP e MRP II). L’evoluzione di tali sistemi, nati in un primo momento per la gestione dei materiali (MRP I) e sempre più orientati alla gestione delle risorse di produzione (MRP II), ha portato nel 1990 all’uscita sul mercato dei primi veri ERP interfunzionali che integravano processi di business come la distribuzione della produzione, la progettazione, i servizi di trasporto, la contabilità, la gestione finanziaria o le risorse umane.
A partire dal nuovo millennio (e in risposta alle esigenze di un mercato sempre più competitivo e frenetico) gli ERP sono stati ulteriormente potenziati dall’introduzione di nuovi moduli come il CRM, l’E-commerce, l’SCM (Supply Chain Management), l’Advanced Planning, la Business Intelligence e via dicendo. Sempre nel 2000 gli ERP hanno iniziato a diversificarsi per supportare specifici comparti o settori industriali (i cosiddetti processi di verticalizzazione).
A questo punto le aziende hanno cominciato a considerare sempre più spesso il passaggio da una gestione “on premise” ad un approccio “as a service” scegliendo le varie formule basate sul cloud. Un’interfaccia web-based, intuitiva, adatta a tutti gli utenti e facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo fisso o mobile, rende l’ERP in cloud un approccio interessante e sicuro sia per le grandi aziende che per le PMI.
Il cloud ha infatti aperto le porte dei sistemi ERP ad aziende di tutte le dimensioni e in rapida crescita, rendendoli disponibili anche alle piccole imprese (escludendo di fatto queste ultime dalla corsa alla competitività cui sarebbero obbligate per sopravvivere).
Attualmente un sondaggio internazionale sugli utenti dei sistemi ERP ha indicato che il 64% delle aziende utilizza un servizio SaaS, il 21% utilizza l’ERP in cloud e solo il 15% utilizza una installazione locale.
Differenze tra Gestionali e ERP
Che differenza c’è tra un software gestionale e un sistema ERP?
La principale differenza tra i gestionali in senso classico e gli ERP sta nel focus di lavoro. I gestionali mettono al centro del lavoro il documento (ordini, fatture, documenti di trasporto…) avendo come scopo la raccolta di dati e la “compilazione della modulistica”.
Gli ERP mettono al centro dell’attività il “processo”, ossia la gestione e l’organizzazione dei flussi di lavoro aziendali. Il documento, in quest’ottica, diventa la logica conseguenza del processo e non l’oggetto principale dell’attività degli utenti.
La maggior parte dei software gestionali implicano inoltre l’utilizzo di altri applicativi (ciascuno pensato per una funzione specifica) non integrati tra loro e spesso non integrabili (codice non disponibile, linguaggio di sviluppo obsoleto ecc.).
Ne conseguono due condizioni:
- una eterogeneità delle modalità operative tra le varie funzioni aziendali
- le attività effettuate in un’area funzionale non hanno alcun impatto sulle altre aree aziendali.
Nei sistemi ERP, al contrario, abbiamo una gestione completamente integrata di tutti i processi aziendali, con una condivisione delle stesse logiche operative in ciascun modulo, il tutto basato sui medesimi archivi.
Infine, la possibilità di utilizzare sistemi a codice aperto consente di integrare più facilmente l’ERP con soluzioni esterne.
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Vantaggi dei sistemi ERP
Perché dovremmo utilizzare un sistema ERP? Cosa può fare per noi un software di questo tipo?
Ora che ti sei fatto un’idea su cosa siano i sistemi di gestione aziendale ERP ti chiederai se vale la pena implementarli e quali vantaggi potrebbero derivarne per la tua azienda.
In due parole, scegliere un sistema ERP consente all’azienda di crescere e di potenziare le prospettive di business. I vari reparti aziendali, infatti, potranno trarre benefici nel breve, nel medio e nel lungo periodo: dalle analisi statistiche condotte relativamente all’utilizzo dei sistemi ERP emerge che i primi tre vantaggi che le aziende hanno affermato di aver ottenuto tramite l’utilizzo di questi sistemi gestionali sono la riduzione dei tempi di processo, una maggiore collaborazione e un sistema di dati centralizzato.
Andiamo dunque a esaminare tutti i principali vantaggi derivanti dall’implementazione di un ERP. Abbiamo:
- Aumento della produttività dovuto a un’ottimizzazione dei processi e riduzione dei costi;
- Ottimizzazione dei costi in chiave sia economica sia temporale;
- Alto grado di integrazione e interazione tra tutti le diverse funzioni aziendali;
- Miglioramento dei flussi di lavoro e ottimizzazione dei processi (L’implementazione di sistemi ERP ha comportato il miglioramento dei processi aziendali secondo il 95% delle aziende intervistate);
- Controllo più semplice ed efficace della gestione finanziaria tramite statistiche e report che offrono una visione globale della situazione;
- Aumento della qualità del servizio ai clienti dovuto al miglioramento dell’organizzazione e dell’efficienza, oltre che all’uso di strumenti dedicati;
- Miglior gestione delle risorse umane;
- Più agevole controllo delle esigenze di gestione dei progetti e dei costi connessi;
- Miglioramento della catena di approvvigionamento e della gestione delle diverse operazioni;
- Maggiore efficienza nelle decisioni grazie a un veloce accesso ai dati e alla reportistica;
- Aiuto alla comunicazione e facilitazione della collaborazione sia intra che extra aziendale;
- Riduzione e miglior gestione del carico di lavoro;
- Centralizzazione dei dati sempre aggiornati e visibili in tempo reale senza ridondanze;
- Supporto all’espansione e alla crescita dell’azienda;
- Monitoraggio delle attività aziendali attraverso un unico dispositivo e un unico strumento;
- Riduzione delle possibilità di errore legate a dimenticanze e ritardi;
- Maggior facilità di analisi delle performance aziendali grazie a dati e statistiche.
Come puoi constatare, i vantaggi derivanti dall’adozione di una soluzione ERP sono molteplici: questo perché viene operata una vera e propria trasformazione dell’azienda razionalizzando processi e flussi. Non è un caso che i primi tre obiettivi aziendali citati per l’implementazione siano il raggiungimento di risparmi sui costi (46%), il miglioramento delle prestazioni (46%) e una maggiore efficienza nelle transazioni commerciali (40%). Per di più, quando è stato chiesto alle aziende di indicare le aree in cui il sistema ERP produceva la maggior parte del ROI (Ritorno dell’Investimento), le prime tre risposte sono state la riduzione dei costi IT (40%), l’ottimizzazione dell’inventario (38%) e la riduzione delle tempistiche nei processi (35%).
Dopo questa rapida panoramica sui sistemi ERP e sui vantaggi derivanti dal loro utilizzo, veniamo alla questione spinosa per cui probabilmente stai leggendo questo documento: cambiare sistema gestionale. Nelle prossime pagine cercheremo di delineare i principali passaggi che caratterizzano tale processo di cambiamento ponendo attenzione agli accorgimenti utili per affrontarlo e alle problematiche che spesso emergono.
Per approfondire
Desideri approfondire i contenuti trattati in questo articolo? Ecco alcune risorse che potrebbero interessarti!
Accenture – Turning Intelligence into Value – Latest ERP Trends (on SAP Business Group)
Panorama Consulting Group – The 2023 Top 10 ERP Systems Report
TEC (Technology Evaluation Centers) – The ERP Comparisone & Pricing Guide
Third Stage Consulting Group – The 2020 ERP and HCM Report
Third Stage Consulting Group– The 2023 Digital Transformation Report
