fbpx
Tenere la contabilità aziendale: la fatturazione in Zelo

Zelo, programma gestione contabilità aziendale italiano, ti permette di seguire tutto il processo di fatturazione passo dopo passo, dalla creazione della fattura, alla registrazione del pagamento fino alla riconciliazione con l’estratto conto aziendale.

In questo articolo troverai illustrati tutti gli step che compongono tale processo:

  1. Creazione fattura;
  2. Validazione della fattura;
  3. Registrazione del pagamento o incasso;
  4. Abbinamento di fattura e pagamento (opzionale);
  5. Riconciliazione di estratto conto e pagamenti.

Workflow relativo alla fatturazione nel software di gestione aziendale Zelo

STEP 1 – Creare Fattura

Puoi creare una nuova fattura in Zelo sia a partire da un ordine di vendita sia in maniera manuale.

Nel primo caso dovrai entrare nell’area Vendite, aprire il sotto menù Fatturazione e selezionare l’opzione Ordini da fatturare. Giungerai così all’elenco di tutti gli ordini confermati e pronti per la fatturazione.
Se all’interno delle impostazioni di Zelo hai scelto di fatturare le quantità consegnate dei prodotti, le righe dell’ordine saranno fatturabili solamente dopo che il relativo movimento di magazzino risulta processato.
Cerca e apri l’ordine che vuoi fatturare.

Creare una fattura a partire da un ordine di vendita nel software di gestione aziendale Zelo

A questo punto premi il pulsante posto in alto sulla sinistra “Crea Fattura”.
Si aprirà una finestra attraverso la quale potrai scegliere che cosa fatturare: tutte le righe dell’ordine eventualmente deducendo un precedente anticipo già fatturato oppure un anticipo in percentuale o basato su un valore fisso.

Scegliere cosa fatturare rispetto all'ordine di vendita nel software di gestione aziendale Zelo

Scegli l’opzione che fa al caso tuo. Premi il pulsante “Crea e mostra fattura” se stai fatturando solo un ordine così verrai direttamente reindirizzato alla fattura appena generata in bozza.

Per generare una fattura da un ordine d’acquisto, invece, dovrai entrare all’interno di un ordine, fare clic sullo Smart Button “Fatture Fornitori” posto in alto a destra e successivamente premere il pulsante Crea in alto sulla sinistra: Zelo genererà automaticamente una fattura basata su quanto inserito nell’ordine. In alternativa potrai eventualmente importare direttamente la fattura elettronica ricevuta dal fornitore.

Creare una fattura da un ordine d'acquisto nel software di gestione aziendale Zelo

Qualora volessi creare manualmente una fattura ti basterà accedere all’area Contabilità, entrare nel menù Vendite o Acquisti e selezionare rispettivamente Fatture di vendita o Fatture di acquisto. Una volta all’interno dell’elenco delle fatture presenti premi il pulsante Crea.

STEP 2 – Validare Fattura

Puoi trovare tutte le fatture create all’interno dell’area Contabilità: se cerchi una fattura di vendita apri il menù Vendite e seleziona Fatture clienti mentre se cerchi una fattura d’acquisto apri il menù Acquisti e fai clic su Fatture Fornitori.
In entrambi i casi entrerai nell’elenco di tutte le fatture presenti nel sistema. Se devi ancora validare la fattura questa si troverà nello stato di bozza. Può esserti utile nella ricerca utilizzare i filtri per isolare le fatture in questo stato.
Entra nella fattura e premi il pulsante Valida.

Validare una fattura nel software di gestione aziendale Zelo

STEP 3 – Registrare Pagamento

Ci sono due differenti metodi attraverso i quali puoi registrare un pagamento. Il primo metodo consiste nel registrare il pagamento direttamente dalla fattura. Per fare ciò innanzitutto recupera la fattura sempre attraverso il percorso illustrato al punto precedente. Fai attenzione poiché lo stato della fattura a questo punto dovrebbe essere “Aperta”. Entra nella fattura e fai clic sul pulsante “Registra Pagamenti” posto in alto, sopra la fattura, tra le altre azioni eseguibili su di essa.

Registrare un pagamento su fattura nel software di gestione aziendale Zelo

Inserisci, nella finestra apertasi, i dati relativi al pagamento. In particolare potrebbe esserti utile inserire una descrizione significativa nel campo memo per agevolarti poi durante la riconciliazione del pagamento con l’estratto conto bancario.

Inserire i dati di un pagamento nel software di gestione aziendale Zelo

Una volta fatto, valida il pagamento. Lo stato della fattura passerà da “aperta” a “pagata” e potrai visualizzare le informazioni relative al pagamento cliccando sopra all’icona d’info posta vicino al saldo della fattura.

Finestra contenente i dati relativi al pagamento della fattura nel software di gestione aziendale Zelo

Il secondo metodo consiste invece nel registrare il pagamento in maniera separata dalla fattura e dovrai essere tu, in un momento successivo, ad abbinarlo con la fattura corretta. Vediamolo nei dettagli. In maniera analoga a quanto fatto prima entra nell’area Contabilità. Se si tratta di un incasso da un cliente apri il menù Vendite e seleziona Incassi mentre, se si tratta di un pagamento a un fornitore, apri il menù Acquisti e fai clic su Pagamenti.

Giungerai così all’elenco di tutti i pagamenti o incassi finora registrati in Zelo. Premi il pulsante Crea per inserire un nuovo pagamento.

Inserimento dati relativi a un pagamento nel software di gestione aziendale Zelo

A questo punto compila i dati utili, salva quanto inserito e conferma tramite l’apposito pulsante posto in alto a sinistra.
Così facendo hai registrato il pagamento. Ora non ti resta che abbinarlo a una fattura.

STEP 4 – Abbinare pagamento e fattura

Qualora avessi scelto di avvalerti del secondo metodo, e di registrare il pagamento separatamente rispetto alla fattura, dovrai ora necessariamente procedere con l’abbinamento. In caso contrario puoi passare direttamente al punto successivo.

Per abbinare un pagamento già registrato separatamente con la relativa fattura a cui si riferisce dovrai innanzitutto recuperare la fattura e aprirla. Sulla sua sommità noterai la presenza di un avviso che ti informa riguardo la presenza di pagamenti aperti relativi al cliente della fattura che puoi allocare per segnare la fattura come pagata.

Avviso in fattura riguardo la presenza di pagamenti aperti nel software di gestione aziendale Zelo

Spostati dunque in basso: vicino al totale della fattura troverai elencati tutti i pagamenti disponibili. Per abbinare uno o più importi alla fattura devi semplicemente fare clic sulla scritta Aggiungi posta accanto. Lo stato della fattura risulterà dunque come pagato e potrai trovare tutte le informazioni relative al pagamento cliccando sull’icona d’info posta affianco al saldo.

Abbinare un pagamento registrato ad una fattura nel software di gestione aziendale Zelo

STEP 5 – Riconciliare estratto conto aziendale e Pagamenti

Una volta registrato il pagamento dovrai riconciliarlo con la relativa voce dell’estratto conto.

Accedi alla Dashboard della Contabilità e fai clic sul pulsante Riconcilia #articoli nel sezionale dova hai precedentemente inserito l’estratto conto. In alternativa accedi al sezionale facendo clic sul suo nome nella kanban card, entra nel movimento da riconciliare e clicca sul pulsante Riconcilia posto in alto a sinistra. In entrambi i casi giungerai nell’interfaccia da cui riconciliare i movimenti inseriti e ancora aperti. Cerca la riga di tuo interesse. Sulla base dai dati inseriti, come ad esempio l’importo, il partner o la data, Zelo ti proporrà degli abbinamenti tra riga dell’estratto conto e pagamenti inseriti. Se quanto proposto risulta corretto, ti basta premere il pulsante Riconcilia posto sulla destra appena sopra la riga e il gioco è fatto.

Riconciliare una voce dell'estratto conto con il relativo pagamento nel software di gestione aziendale Zelo

In caso contrario puoi utilizzare i strumenti nell’interfaccia per cercare il pagamento corretto: tramite l’icona a ingranaggio puoi aprire la lista dei vari pagamenti; tramite il + o il – puoi togliere o aggiungere una riga; l’icona a triangolo ti permette di passare alla riconciliazione manuale.

Strumenti interfaccia di riconciliazione dell'estratto conto e dei pagamenti nel software di gestione aziendale Zelo

Widget per l'inserimento manuale dei dati per riconciliare una riga dell'estratto conto nel software di gestione aziendale Zelo

Procedi così per effettuare la riconciliazione pagamenti e riconciliare estratto conto aziendale.

Guarda il video relativo alla creazione e validazione di una fattura:

Guarda il video relativo alla registrazione di un incasso o pagamento:

Prenota oggi la tua consulenza gratuita!