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Zelo ERP – Gestione trasferte e note spese

All’interno del software per la gestione aziendale Zelo puoi trovare una soluzione anche per la effettuare la gestione trasferte e note spese.
In questo breve tutorial vedremo come gestire i rimborsi spese in Zelo. In particolare capiremo come:

  • inserire una spesa (Dipendente)
  • presentare una richiesta di rimborso (Dipendente)
  • approvare o rifiutare una richiesta di rimborso (Manager)
  • registrare in contabilità un rimborso spese (Contabile)
  • pagare un rimborso al dipendente (Contabile)

Inserire una Spesa in Zelo

Esistono due diversi metodi per inserire una spesa in Zelo: è possibile utilizzare il form standard di Zelo oppure inviare una mail direttamente al server. Supponiamo inoltre che il Manager abbia già creato alcuni prodotti di spesa predefiniti (ad esempio, Rappresentanza oppure Rimborso Chilometrico) tramite il menu Configurazione > Prodotti Spesa:

Esempio di Prodotto Spesa nel software di gestione aziendale Zelo

Metodo 1 – Inserimento Diretto

Si tratta del metodo standard per inserire una richiesta di rimborso spese. Accedendo all’area Spese l’utente verrà automaticamente condotto nella sezione Le Mie Spese. Da qui, facendo clic sul pulsante Crea, potrà inserire manualmente una spesa (ed eventualmente collegarla a un ordine di vendita o a un conto analitico):

Inserimento dati nella richiesta di rimborso spesa nel software di gestione aziendale Zelo

Sfruttando i Prodotti Spesa standard creati dal manager, la spesa verrà automaticamente assegnata al conto predefinito in fase di registrazione contabile.

Metodo 2 – Invio di una email

In questo secondo caso sarà necessario che l’amministratore di sistema abbia provveduto a configurare correttamente la ricezione di email e che il responsabile delle spese (e delle risorse umane) abbia:

  • creato un alias di posta per la gestione delle spese (es: spese@miaazienda.it)
  • compilato la scheda del dipendente con l’indirizzo di posta elettronica corretto

Supponiamo ora che il dipendente Mario Rossi (con indirizzo email mariorossi@miaazienda.it) si sia incontrato con alcuni clienti a cui ha offerto da bere. Terminata la missione, sarà cura del nostro dipendente Mario Rossi:

1. Fotografare con il cellulare lo scontrino del pagamento effettuato

Esempio di foto di scontrino da allegare alla richiesta di rimborso nel software di gestione aziendale Zelo

2. Condividere l’immagine via email avendo cura di:

  • inviare l’email all’alias di gestione delle spese (nel nostro esempio spese@miaazienda.it)
  • inviare l’email dall’indirizzo di posta riportato nella scheda del dipendente (nel nostro esempio mariorossi@miaazienda.it)
  • inserire nell’oggetto della mail l’importo e, tra parentesi quadre, il prodotto di spesa. Nel nostro esempio: € 41,00 [Rappresentanza]

Esempio di mail da inviare per la generazione di una richiesta di rimborso nel software di gestione aziendale Zelo

Zelo, al ricevimento della mail, creerà automaticamente una spesa di € 41,00 per Rappresentanza a nome di Mario Rossi e allegherà alla spesa la foto dello scontrino.

Richiesta di rimborso spesa generata tramite l'invio di una mail nel software di gestione aziendale Zelo

In un secondo momento, se necessario, il dipendente potrà anche collegare la spesa a un determinato ordine di vendita o conto analitico.

Presentare una richiesta di rimborso spese

Il dipendente potrà inviare una richiesta di rimborso per ciascuna spesa sostenuta facendo clic sul pulsante Sottoponi al Manager:

Sottoporre al manager una richiesta di rimborso spese nel software di gestione aziendale Zelo

Supponiamo tuttavia che l’accordo tra l’azienda e il dipendente Mario Rossi preveda la presentazione di una richiesta di rimborso al termine di ogni mese. In questo caso il dipendente dovrà semplicemente selezionare le spese per le quali intende chiedere il rimborso e fare clic sulla voce Spese: Sottoponi a Manager dal menu Azioni.

Sottoporre più spese al manager in un'unica richiesta di rimborso nel software di gestione aziendale Zelo

Si aprirà il form per la presentazione della richiesta di rimborso. Sarà possibile assegnare un nome alla richiesta e rivedere le singole spese di cui viene chiesto il rimborso:

Richiesta di rimborso con molteplici spese inserite nel software di gestione aziendale Zelo

Una volta salvata la richiesta di rimborso, questa verrà automaticamente inviata al manager per approvazione.

Approvare o rifiutare una Richiesta di Rimborso

Prima di procedere all’accettazione o al rifiuto, sarà opportuno che il manager provveda a definire, nella scheda Altre Informazioni, il sezionale in cui andranno registrati i rimborsi spese:

Indicare il sezionale spese all'interno della richiesta di rimborso nel software di gestione aziendale Zelo

Il Manager potrà in qualsiasi momento approvare o rifiutare l’intera richiesta di rimborso oppure una singola spesa all’interno della richiesta:

Approvare o rifiutare una richiesta di rimborso spese nel software di gestiona aziendale Zelo

Al rifiuto della richiesta (o della singola spesa) Zelo aprirà una finestra in cui il manager dovrà obbligatoriamente inserire la motivazione del rifiuto:

Finestra dove inserire la motivazione di rifiuto di una spesa nel software di gestione aziendale Zelo

Il rifiuto di anche solo una voce spesa comporterà il rifiuto dell’intera richiesta che potrà essere, in un secondo momento, sottoposta nuovamente per approvazione:

Sottoporre nuovamente una richiesta di rimborso spese rifiutata nel software di gestione aziendale Zelo

Registrazione contabile di un rimborso spese

Una volta approvata, la richiesta di rimborso spese si troverà tra le richieste da registrare:

Elenco dei rimborsi spese da registrare nel software di gestione aziendale Zelo

Una volta entrati nella richiesta, sarà possibile procedere alla registrazione delle scritture facendo clic sul pulsante Pubblica Scritture Contabili:

Pubblicare le scritture contabili relative ad un rimborso spese nel software di gestione aziendale Zelo

Verranno così generate le seguenti scritture contabili (nel sezionale precedentemente indicato):

Scritture contabili relative ad un rimborso spese nel software di gestione aziendale Zelo

Pagare un Rimborso Spese

Vediamo infine come pagare un rimborso spese a un dipendente. Una volta registrate le scritture contabili della richiesta di rimborso spese, questa si troverà nelle richieste da pagare:

Elenco dei rimborsi spese da pagare nel software di gestione aziendale Zelo

Accedendo alla richiesta sarà possibile registrare il pagamento facendo clic sul pulsante Registra Pagamenti:

Registrare il pagamento di un rimborso spese nel software di gestione aziendale Zelo

Si aprirà così una finestra per gestire le opzioni di pagamento (modalità, importo, data, note ecc..):

Finestra di inserimento dati pagamento di un rimborso spese nel software di gestione aziendale Zelo

Una volta validato il pagamento, il sistema produrrà le corrette registrazioni contabili nel sezionale scelto (banca, cassa…).

Guarda il video relativo alla creazione di una richiesta di rimborso spese:

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