Introduzione
Facciamo un po’ di chiarezza tra acronimi incomprensibili e termini tecnici.
A qualsiasi azienda capita prima o poi di dover affrontare il problema di cambiare o quantomeno modificare il gestionale utilizzato. I motivi che possono condurre a tale considerazione sono svariati: obsolescenza del sistema, problemi con la software house, crescita dell’azienda e delle sue necessità etc.
- Probabilmente puoi immaginare, soprattutto se ci sei già passato, come questo cambiamento sia un processo impegnativo e complesso che comporta tre passaggi molto importanti:
- un’adeguata analisi della situazione di partenza (processi, necessità, problematiche…);
- una lunga ricerca per selezionare gli applicativi che potrebbero rispondere alle esigenze;
- l’organizzazione, e successiva gestione, di un intero progetto di implementazione.
Insomma un’impresa decisamente impegnativa e rischiosa per l’azienda, che comporta importanti costi sia a livello economico che di tempo ed energie. Sarebbe decisamente un peccato sprecare tutte queste risorse con il software sbagliato. Eppure, per quanto anche la scelta del giusto strumento sia importante, lo sapevi che alla domanda su cosa sia andato storto durante l’implementazione, solo il 12% degli intervistati ha notato una scarsa qualità del software? Questo perché le ragioni del fallimento di un progetto di integrazione stanno spesso nell’errata pianificazione e gestione del progetto stesso.
Come poter, dunque, organizzare e gestire al meglio tale cambiamento?
Vediamolo insieme.
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Un po’ di Storia
Fail to plan = plan to fail
I sistemi ERP nascono in pratica dai sistemi di programmazione della produzione (MRP e MRP II). L’evoluzione di tali sistemi, nati in un primo momento per la gestione dei materiali (MRP I) e sempre più orientati alla gestione delle risorse di produzione (MRP II), ha portato nel 1990 all’uscita sul mercato dei primi veri ERP interfunzionali che integravano processi di business come la distribuzione della produzione, la progettazione, i servizi di trasporto, la contabilità, la gestione finanziaria o le risorse umane.
A partire dal nuovo millennio (e in risposta alle esigenze di un mercato sempre più competitivo e frenetico) gli ERP sono stati ulteriormente potenziati dall’introduzione di nuovi moduli come il CRM, l’E-commerce, l’SCM (Supply Chain Management), l’Advanced Planning, la Business Intelligence e via dicendo. Sempre nel 2000 gli ERP hanno iniziato a diversificarsi per supportare specifici comparti o settori industriali (i cosiddetti processi di verticalizzazione).
A questo punto le aziende hanno cominciato a considerare sempre più spesso il passaggio da una gestione “on premise” ad un approccio “as a service” scegliendo le varie formule basate sul cloud. Un’interfaccia web-based, intuitiva, adatta a tutti gli utenti e facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo fisso o mobile, rende l’ERP in cloud un approccio interessante e sicuro sia per le grandi aziende che per le PMI.
Il cloud ha infatti aperto le porte dei sistemi ERP ad aziende di tutte le dimensioni e in rapida crescita, rendendoli disponibili anche alle piccole imprese (escludendo di fatto queste ultime dalla corsa alla competitività cui sarebbero obbligate per sopravvivere).
Attualmente un sondaggio internazionale sugli utenti dei sistemi ERP ha indicato che il 64% delle aziende utilizza un servizio SaaS, il 21% utilizza l’ERP in cloud e solo il 15% utilizza una installazione locale.
Analisi del Fabbisogno
La fase di Analisi del Fabbisogno è essenziale per definire razionalmente le reali necessità dell’azienda.
L’emergere di varie problematiche all’interno della tua azienda ti avrà portato nel tempo a alla fatidica decisione di cambiare il sistema gestionale utilizzato. Prima di lanciarti in una frettolosa ricerca dei sistemi ERP esistenti, sulla base di quei pochi problemi che ti si sono presentati, tuttavia, potrebbe essere opportuno svolgere un’adeguata analisi della situazione presente in azienda. Probabilmente ti sembrerà uno spreco di tempo poiché convinto di avere già un quadro della situazione ma spesso non è così.
Vale la pena soffermarsi ad esaminare flussi di lavoro e attività svolte al fine di fare emergere tutte le criticità (anche le più piccole, che vengono spesso affrontate quotidianamente dagli utenti finali e “tamponate” con strumenti aggiuntivi o assurdi workaround). Ti accorgerai in un momento successivo di quanto questo lavoro possa esserti stato di grande aiuto nel pianificare efficacemente il processo di selezione dello strumento.
Il mercato offre davvero numerose soluzioni: a chiunque risulterebbe difficile orientarsi nella ricerca e nella selezione del prodotto più adatto senza che vi sia un’adeguata idea delle reali problematiche di gestione o delle necessità aziendali.
Infine, un ultimo motivo per non sottovalutare l’importanza dell’analisi sta nel fatto che essa rappresenterà un ottimo punto di partenza nella pianificazione delle attività all’interno del tuo progetto di implementazione.
Ma detto questo, come svolgere l’analisi?
Avrai innanzitutto bisogno di una figura di riferimento che si occupi di coordinare e svolgere la raccolta delle informazioni, possibilmente con competenze e capacità sia tecniche che organizzative adeguate. Sarà tuttavia fondamentale il coinvolgimento di più figure responsabili dei diversi reparti o funzioni aziendali che possano conoscere e riferire tutte le diverse problematiche presenti. Il questionario che abbiamo predisposto (e al quale puoi accedere gratuitamente dal nostro sito web https://zeloerp.com) costituisce un utile esempio ma può anche esserti d’aiuto per condurre un’analisi completa e approfondita della situazione e delle necessità della tua azienda.
Aggiungiamo a questo punto una breve riflessione su un fattore molto importante che può influenzare, spesso negativamente, un processo di cambiamento di questo genere: la componente sociale e umana. Fai attenzione e tieni in giusta considerazione, durante tutto il progetto, il fatto che spesso tale cambiamento può far nascere situazioni di conflitto con dipendenti e collaboratori. Ricorda che spesso la reazione iniziale delle persone dinnanzi al cambiamento è quella di rifiuto o smarrimento, soprattutto se il cambiamento viene percepito come imposto e non necessario. Per gestire al meglio sin dall’inizio un progetto di integrazione dovrai valutare anche la disponibilità al cambiamento del personale. Potrebbe essere utile, per questo motivo, promuovere il progetto presso i dipendenti e cercare di coinvolgerli in qualità di utenti finali.
Concludiamo sottolineando un altro elemento molto importante che, oltre alle esigenze aziendali, può influenzare il processo di scelta: il budget. Una volta che avrai un quadro completo sulle necessità e problematiche per le quali cercare una soluzione, prima di passare alla fase di ricerca, ti consigliamo di stabilire un budget di spesa per meglio orientarti nella scelta. Considera che i costi associati ad una soluzione gestionale da conteggiare saranno diversi (licenze, canone, formazione, supporto, personalizzazione ecc.) ma varieranno anche nel tempo, mano a mano che la soluzione verrà implementata e le esigenze aziendali cambieranno. Per meglio gestire i costi potrebbe esserti utile, al momento della scelta, porre la giusta attenzione alle reali necessità rilevate, selezionando quelle veramente importanti e scartando quelle basate solo su vecchie abitudini o flussi di lavoro obsoleti.
Riassumendo i passaggi importanti, dunque, in questa prima fase sono:
- definire le motivazioni del cambiamento (crescita delle esigenze, obsolescenza dello strumento, problemi con la software house…);
- sondare le posizioni del personale (chi favorevole e chi no e perché);
- definire i benefici che l’azienda si aspetta;
- individuare aree e funzioni con i processi più critici;
- formare un team dedicato (coordinamento risorse, interviste ai responsabili, redazione documenti e resoconti…);
- individuare risorse interne da coinvolgere per l’analisi e per gli incontri;
- condurre le interviste ai referenti di ciascuna area o processo col fine di esplorare criticità, desideri e miglioramenti utili;
- stendere un documento riepilogativo di analisi delle necessità utile nella fase di valutazione dei requisiti del sistema;
- definire un budget di spesa sulla base delle funzionalità reputate veramente necessarie;
Conosci il nostro Strumento gratuito di Analisi?
Noi di Zelo abbiamo realizzato uno strumento di analisi dettagliato e completamente gratuito tramite il quale potrai verificare le esigenze della tua azienda e gestire al meglio l’integrazione o il cambiamento di gestionale. Inserisci il tuo indirizzo Email. Riceverai le istruzioni per accedere al nostro Strumento di Analisi.
Scegliere la soluzione ERP
La selezione del Software richiede un approccio metodico e razionale
Una volta conclusa l’analisi avrai dunque in mano diversi elementi utili per procedere con la ricerca dei possibili software che rispondano alle caratteristiche richieste. Sulla base di questi dati, dovresti cominciare a vagliare gli applicativi disponibili tenendo presente che esistono molti buoni software ma quello da cercare è quello giusto, ossia quello strumento che risponde alle esigenze della tua azienda.
Certamente ti domanderai quante alternative considerare. Non esiste un numero esatto, ma chiaramente tante più opzioni vorrai valutare, tanto più lungo sarà il processo di selezione. Una buona soluzione per effettuare una prima scrematura potrebbe essere quella di inviare ai fornitori una richiesta contenente i requisiti più importanti per la tua azienda, al fine di ottenere informazioni dettagliate sulla presenza delle funzionalità desiderate. Ciò ti permetterà di eliminare velocemente dalla lista i software che non presentano le caratteristiche ricercate.
Non occorre, in questa fase, scendere nei dettagli di ogni singola funzionalità con i diversi fornitori. Sicuramente, infatti, dovrai farlo durante il progetto di integrazione. Concentrati dunque sui processi critici descrivendoli più a livello di esigenze e obiettivi che nei loro minimi dettagli.
Così facendo avrai modo di ridurre le opzioni da vagliare e potrai passare alla valutazione di ciascuna soluzione in maniera più approfondita mediante incontri di presentazione, demo personalizzate, referenze e offerte.
Diciamo che una soluzione equilibrata potrebbe essere quella di arrivare (dopo la prima scrematura) ad un confronto diretto tra 3 prodotti diversi.
Cerca di comparare in modo oggettivo le caratteristiche di ciascun sistema ERP aiutandoti con schede di valutazione e griglie di comparazione.
Preferisci, per quanto concerne la scelta del fornitore, un partner che sia di supporto durante tutto il ciclo di vita del prodotto a partire dal processo di implementazione stessa e che disponga della giusta esperienza e padronanza del prodotto.
Richiedi demo personalizzate sulla base delle criticità emerse nella fase di analisi, focalizzate sui dettagli di poche e specifiche funzionalità importanti da valutare (è generalmente impossibile vedere all’opera tutte le caratteristiche di un sistema ERP). Sarebbe inoltre meglio evitare demo basate su slide o screenshot (che impediscono di valutare la reale usabilità dell’applicazione) o eccessivamente lunghe.
Pretendi infine un’offerta quanto più possibile chiara e dettagliata per valutare costi di licenza (anche di eventuali moduli aggiuntivi), limiti sul numero di utenti o postazioni, canoni ricorrenti, supporto tecnico e funzionale, sviluppo di personalizzazioni e altri servizi accessori o opzionali.
Riassumendo, le tappe fondamentali per la scelta di un sistema ERP sono:
- individuare i prodotti da considerare nel processo di selezione;
- restringere l’ambito di confronto a 3 diverse soluzioni;
- effettuare incontri, demo e una valutazione tecnico/funzionale in base alle richieste;
- valutare le offerte economiche in relazione al budget e alle altre variabili di progetto (tempistiche, servizi richiesti…)
Implementare il sistema ERP
Perché dovremmo utilizzare un sistema ERP? Cosa può fare per noi un software di questo tipo?
Arrivato a questo punto avrai potuto constatare quanto già accennato all’inizio di questo capitolo: il processo di analisi della situazione e di selezione del sistema non è né semplice né veloce. Il tutto, infatti, avrà richiesto diverse giornate di lavoro probabilmente distribuite nell’ordine di qualche settimana.
Finalmente hai scelto il sistema ma a questo punto sei a metà strada… quasi… e la strada prosegue tutta in salita: dovrai ora procedere con l’organizzazione e poi la gestione di un progetto di implementazione dello strumento scelto.
Fondamentalmente dovrai definire tempistiche e modalità di implementazione, modifiche organizzative e personalizzazioni procedurali, team di riferimento e infine i KPI, ossia gli indici utili alla valutazione del raggiungimento degli obiettivi prefissati e definiti. Insomma non proprio poca cosa.
Anche in questo caso possiamo esserti d’aiuto: il questionario infatti, non è solo un ottimo strumento per condurre un’attenta analisi delle esigenze e supportarti nella selezione del sistema più adeguato, ma tornerà utile anche per elaborare il piano di integrazione del tuo nuovo sistema ERP e definire i parametri per valutare il successo dell’integrazione.
Nello specifico, durante il lavoro di pianificazione del progetto d’integrazione andranno individuati tutti i processi presenti nell’attività per comprendere se modificarli per adattarli al sistema oppure se sia necessaria una personalizzazione di quest’ultimo al fine di preservare una vantaggio strategico. Per processo s’intende un insieme di attività che vengono svolte all’interno dell’azienda e prevedono la trasformazione di risorse (input) in un prodotto finale destinato a utenti interni o esterni. Ricorda di individuare i processi che rappresentano un vero vantaggio strategico (e che sono quindi importanti da preservare) e quelli che possono essere tranquillamente rielaborati. Molto spesso la resistenza al cambiamento dei processi è dovuta alle abitudini apprese che, unitamente allo scarso allenamento a lavorare per processi, generano malcontento e opposizione. Riesci, dunque, facilmente a comprendere che se hai svolto bene il lavoro di analisi dei processi e delle criticità dell’azienda nella prima fase a questo punto ne avrai un indiscusso vantaggio trovando già svolta una gran parte del lavoro.
Le soluzioni ipotizzate per la gestione delle esigenze e dei flussi di lavoro dovranno essere poi anche oggetto di test del sistema al fine di valutare tutti i problemi (potenziali e reali). E questo prima di passare alla messa in produzione delle singole funzionalità.
Una corretta valutazione dei flussi di lavoro e un adeguato test per verificare l’efficacia delle soluzioni sono passaggi estremamente importanti se consideri che i due principali problemi rilevati durante l’implementazione, secondo il Report 2020 sugli ERP di Panorama Consulting, sono stati appunto i test inadeguati e la riprogettazione errata dei processi aziendali.
Contemporaneamente dovrai poi definire anche gli obiettivi del lavoro di implementazione, sia a livello di gestione che successivamente di formazione, stabilendo i KPI ossia gli indici utili a misurare e valutare il raggiungimento di quanto prefissato. Sarà importantissimo infatti stabilire parametri chiari e specifici su cui basarti per comprendere l’andamento del progetto di implementazione e valutare il suo eventuale successo.
Stabilito come integrare il sistema nei flussi di lavoro e i parametri per valutare tale lavoro, dovrai pianificare la modalità d’implementazione. Anche in questo caso, molto dipende dalla situazione dell’azienda: generalmente si procede a implementare un sistema poco alla volta procedendo per funzioni o aree aziendali. Questo perché generalmente implementare un intero sistema in una volta sola risulta estremamente controproducente, oltre che rischioso e difficile. Basti pensare alle insostenibili sessioni di formazione a cui dovrebbe essere sottoposto il personale. Per evitare situazioni spiacevoli sarà quindi opportuno pianificare la modalità e l’ordine di implementazione da seguire, anche al fine dell’elaborazione di interventi di formazione e servizi di supporto.
Anche per pianificare e poi gestire l’implementazione di un nuovo sistema ERP dovrai organizzare un team dedicato. Potrà sembrarti dispendioso o inutile dover coinvolgere, seppur in diversa misura, diverse figure all’interno dell’azienda ma si tratta di un passaggio chiave per assicurarti una buona riuscita del progetto: le aziende che hanno effettuato implementazioni ERP di grande successo hanno evidenziato tra i principali motivi di successo:
- gli elementi organizzativi interni come il supporto da parte del management
- i buoni programmi di gestione del cambiamento
- la due diligence
In merito a quest’ultimo punto, il passaggio ad un sistema gestionale nuovo comporta spesso un aumento del carico di lavoro nel primo periodo che, sommandosi a eventuali reazioni di rifiuto del nuovo sistema, porta a situazioni difficili e di tensione. Una buona organizzazione permette di gestire i conflitti non appena questi si presentano, in modo da far sì che la resistenza delle persone sia aperta e non occulta e prevenendo un eventuale fallimento del progetto per tali ragioni.
Individua anzitutto un capo progetto, per dirigere e coordinare il lavoro, il quale dovrà occuparsi di scegliere le persone che prenderanno parte al gruppo di lavoro (stabilendo ruoli e competenze dei vari soggetti sia interni che esterni) e dovrà saper gestire eventuali conflitti che emergeranno. Il gruppo di progetto dovrà essere composto da soggetti responsabili delle varie funzioni all’interno dell’azienda ma anche da alcuni utilizzatori finali di riferimento. Quest’ultimi infatti sono coloro che meglio conoscono le modalità operative nell’uso quotidiano. Così strutturato, il team conribuirà ad una visione completa e condivisa dell’azienda e delle problematiche di ogni area aziendale.
Giunto sin qui, avrai ormai un’idea più precisa del lavoro che sta dietro ad un progetto per integrare un sistema gestionale e dei molteplici fattori che vi entrano in gioco. Per questo motivo è fondamentale che vi sia una forte e stretta collaborazione tra la tua azienda ed il fornitore del sistema. Il supporto da parte di un consulente esterno o di una software house con esperienza nel settore può di fatto rivelarsi decisivo.
Proprio per questo abbiamo cercato di sviluppare uno strumento che possa aiutarti ad avere un quadro esatto della situazione, raccogliere informazioni in maniera efficace senza tralasciare nulla ed essere un valido supporto durante il tuo processo di cambiamento.
