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Zelo Erp Gestione Progetti

La gestione dei Progetti con Zelo Erp open source:

  • ti permette di personalizzare a piacimento il workflow di ogni singolo progetto
  • ti mette a disposizione numerosi strumenti di gestione
  • è altamente integrata con le altre aree del gestionale

Ciascun progetto si compone essenzialmente di colonne kanban e di task.

Strumenti di gestione dei progetti nel software di gestione aziendale Zelo

Creare al volo un progetto

Con pochi clic puoi creare al volo un progetto, abbozzare le colonne kanban necessarie alla sua gestione e annotare tutti i task utili.

Entra nella dashboard dei progetti dal menù principale. Qui premi il pulsante Crea posto in alto sulla sinistra. Inserisci nella finestra il nome del progetto da generare e fai clic su Crea. Il progetto verrà immediatamente aggiunto alla dashboard insieme a quelli esistenti. Spostati con il mouse su di esso e selezionalo per accedere agli strumenti di gestione.
Una volta nel progetto puoi aggiungere le colonne che ti servono facendo clic sulla scritta Aggiungi Nuova Colonna e indicando il suo nome. Riordina le colonne create cliccando sulla loro sommità e, tenendo premuto, trascinandole nella posizione desiderata.
Puoi inserire un nuovo task facendo clic sul simbolo + posto in alto a destra di ciascuna colonna o utilizzando il pulsante Crea in alto a sinistra.
Così facendo puoi cominciare velocemente a dare forma al progetto e procedere con eventuali configurazioni specifiche in un secondo momento.
Puoi accedere, infatti, alle impostazioni del singolo progetto aprendo il menù a tendina collocato nell’angolo della sua kanban card nella Dashboard dell’area Progetti. Analogamente ti basterà entrare nel task che vuoi modificare cliccando su di esso.

Creare e personalizzare progetto nel software di gestione aziendale Zelo

Accesso utenti e privacy

Tramite le impostazioni di progetto puoi stabilire responsabili, permessi d’accesso e livelli d’interazione nel progetto. In particolare puoi assegnare un responsabile di progetto, associare un cliente e stabilire chi potrà vedere il progetto sia tra gli utenti del sistema che tra i clienti (in quest’ultimo caso tramite portale clienti). Anche i singoli task posso essere assegnati all’utente che dovrà occuparsene.
A ogni progetto, inoltre, può essere assegnato un apposito alias di posta che permette la generazione dei task tramite mail e lo scambio di notifiche.

Valutazioni sul progetto

Puoi effettuare delle valutazioni sulla soddisfazione cliente riguardo l’andamento di un progetto: tramite le impostazioni, e per ogni singola colonna, abbina il template di email da inviare e la cadenza con cui deve essere effettuata la rilevazione. Tali valutazioni potranno essere periodiche, basate quindi su una tempistica da te impostata, oppure effettuate al cambio di fase da parte di un task.

Kanban Board e strumenti utili

Personalizza il workflow interno di ciascun progetto aggiungendo o togliendo colonne e scambiandone l’ordine. Ciascuna colonna può essere configurata nel dettaglio dalle impostazioni del progetto stesso: decidi i template di mail da assegnarle, se deve essere visualizzata come contratta nella vista kanban, se i task al suo interno devono considerarsi completati o ancora specifica il significato della colonna stessa e dei tooltip utilizzabili sui task.
Assegna a ogni task presente nel progetto un grado di priorità utilizzando le stelle poste nella kanban card: Zelo riordinerà i vari task, per ciascuna colonna, secondo l’urgenza assegnata.
Migliora l’organizzazione e l’impatto visivo della vista kanban inserendo un immagine di copertina per i diversi task oppure assegnando loro un colore e/o dei tag. Tramite quest’ultimi, troverai al volo una specifica categoria di task semplicemente filtrando quelli presenti nel progetto.

Vista kanban e strumenti utili alla gestione progetto nel software di gestione aziendale Zelo
In Zelo puoi pianificare un’attività su qualsiasi elemento: abbina un promemoria al task per ricordarti azioni da svolgere entro una specifica scadenza o in un preciso momento.
Per ogni elemento, inoltre, è sempre presente un chatter utile per conservare traccia delle modifiche o per poter prendere nota d’informazioni e accadimenti utili da condividere con colleghi e collaboratori. Registra tutto ciò che accade utilizzando il chatter abbinato a ogni task o al progetto stesso.

Timeline – gestione scadenze progetti

In Zelo trovi numerose viste, ossia diverse configurazioni con cui visualizzare i dati inseriti: lista, kanban, grafico, calendario etc. Appositamente creata per i Progetti c’è la vista Timeline tramite la quale puoi visualizzare su una linea temporale i diversi progetti e/o task che compongono il singolo progetto. Una sorta di gantt di progetto dinamica.
Assegnando dunque ai progetti e ai task una data d’inizio e una di fine potrai collocarli sulla linea temporale e qui spostarli a piacimento. Potrai inoltre sfruttare la Timeline per creare Task, spostarli e modificarne la durata ed migliorare la gestione delle scadenze progetti.

Vista Timeline dell'area progetti nel software di gestione aziendale Zelo

Consumo materiali e ricorrenze

Qualora uno specifico task avesse bisogno di ripetersi con una particolare cadenza, puoi utilizzare la funzionalità “ricorrenza” per generare con un’unica operazione tutti i task necessari: sarà sufficiente aprire il tab Ricorrenza, indicare l’intervallo di ripetizione e premere crea ricorrenza.
Se lo svolgimento di un compito implica il consumo di alcuni materiali, indicali nel tab Materiale presente all’interno del task. Impostando la caratteristica consuma materiali su di una specifica colonna, quando il task vi verrà collocato, Zelo effettuerà automaticamente lo scarico di magazzino e genererà le opportune scritture.

Timesheet: registrare le ore di lavoro sul progetto

Registra il tempo di lavoro dedicato a un particolare progetto e/o speso su uno specifico task. In Zelo trovi un’area del menù principale appositamente dedicata. Puoi inserire il numero di ore di lavoro svolte, indicare ora e data d’inizio e fine lasciando che Zelo deduca l’intervallo di tempo trascorso o ancora far cronometrare al sistema il tempo di svolgimento.
Puoi inserire un timesheet anche all’interno di un task, nella sezione dedicata, oppure sul progetto stesso.
Sempre nell’area timesheet potrai visualizzare tutte le ore registrate nonché filtrarle per giorno, progetto, utente etc.

Registrare Timesheet su Progetto nel software di gestione aziendale Zelo

Conti Analitici: tracciare costi e ricavi

In Zelo a ogni progetto corrisponde un conto di contabilità analitica generato automaticamente insieme a esso. Ciò ti permette dunque di tracciare in tempo reale tutti i costi e i ricavi derivati dal progetto stesso. Imputa su di esso il costo delle ore lavoro svolte, gli acquisti di materiale effettuati, gli incassi registrati etc. Potrai così monitorare l’andamento dei progetti e valutare quanto fatto per migliorare tempestivamente le prestazioni.

Integrazione con altre aree

Tutte le aree di Zelo sono fortemente integrate. Tra i diversi automatismi disponibili vi è la possibilità di far generare un progetto e/o un task alla vendita di uno specifico prodotto.
Molto semplicemente, durante la creazione e configurazione di un prodotto di tipo servizio (e che quindi può implicare un costo orario), potrai scegliere se far creare al sistema, alla sua vendita, un nuovo progetto e/o eventualmente un task relativo o se, in alternativa, generare un task in un progetto esistente. Quando confermerai un ordine di vendita contenete questo prodotto, Zelo creerà automaticamente tutti gli elementi definiti nel prodotto.

Configurazione prodotto per generare progetto nel software di gestione aziendale Zelo

Guarda il video relativo alla creazione di un Progetto al volo:

Guarda il video relativo alla registrazione delle ore di lavoro svolte:

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